Weinig voorzieningen in de moderne digitale workflow zijn zo wijd verspreid maar worden zo vaak genegeerd (of ronduit misbruikt) ) als de e-mail BCC-functie. Als je je schuldig maakt aan misbruik of verwaarlozing van de macht (en er is een grote kans dat je dit bent), is het tijd om je te bekeren en bespaar je tegelijkertijd op spam en bescherm je de privacy van je vrienden en familie.

Wat is BCC en waar kwam het vandaan?

GERELATEERD: Wat is het verschil tussen CC en BCC bij het verzenden van een e-mail?

Er zijn drie adresvakken in elke e-mailclient: TO, CC en BCC, die staan voor "[bezorgen] naar", "carbon copy" en "blind carbon copy", respectievelijk. Deze aanduidingen zijn een overblijfsel van de wereld die aan elektronische post voorafging: fysieke brieven en memo's.

In bedrijfsmemo's van het midden van de eeuw zou er bijvoorbeeld een TO-slot zijn voor de primaire ontvanger, een CC-slot voor individuen die moesten deel uitmaken van de communicatie, maar die niet de primaire ontvangers waren, en een derde gokautomaat, BCC, voor individuen die ook op de hoogte moesten zijn van de communicatie, maar om welke reden dan ook, hun identiteit zou worden onthouden aan de memo's die werden verspreid onder de ontvangers in de TO- en CC-adresposities.

Bij de komst van elektronische post werden dezelfde conventies die in papieren post en memo's werden gebruikt gekopieerd, zowel uit vertrouwdheid als omdat ze nuttig bleven ook al werd het bericht niet langer fysiek gekopieerd en afgeleverd.

Als deze conventies decennia vóór de opkomst van e-mail bestonden en zijn blijven bestaan ​​in de tussenliggende halve eeuw of zo, waar komen dan de problemen? Er zijn twee vormen van BCC-misbruik: passief-agressieve blinde carbonkopieën (de kwaadwillende vorm van problemen) en verwaarlozing om blind-carbonkopiëren te gebruiken om privacy te beschermen (problemen die voortkomen uit onwetendheid). Laten we eens kijken hoe en waarom elk voorkomen.

Nee zeggen tegen passief-agressief blind koolstof kopiëren

Het slechtste gebruik van de blinde carbon-kopie is om een ​​collega passief agressief te verstrikken. Dit soort misbruik van BCC duikt op wanneer werknemers hun toevlucht nemen tot het gebruik van de BCC-functie als een manier om indirect te tovennen op hun collega's, op te zuigen aan hun baas of op andere manieren bezig te zijn met disfunctionele werkplek-hijinks.

Afbeelding afkomstig van EC Comics.

Een werknemer kan bijvoorbeeld zijn baas als de BCC-geadresseerde zetten op een e-mail die ze naar een andere werknemer sturen, zodat hun baas ziet dat ze communiceren met de andere werknemer of dat de andere werknemer niet voldoet aan een of andere verplichting of deadline. Dit soort geheime eekhoorncommunicatie wordt over het algemeen afgekeurd op de werkplek en we staan ​​niet op het punt om een ​​gedrag te bekrachtigen dat een onbeduidende en passief agressieve werkomgeving voortbrengt. Ons enige advies over deze kwestie is: stop ermee.

Tenzij uw HR-afdeling of uw baas

expliciet naar u toe komt en u instrueert om BCC uw communicatie te laten volgen, moet u de oefening vermijden. Als mensen buiten de primaire communicatie op de hoogte moeten worden gehouden , nog hogere ups, de beste werkwijze is om ze als CC-geadresseerden op te nemen en de TO-geadresseerden te informeren over wie er is opgenomen en om welke reden.

Dit bouwt niet alleen een volwassener dialoogvenster op de werkvloer op, het helpt ook u vermijdt een bijzonder gênante gebeurtenis: als uw baas of een andere BCC-ontvanger de functie voor antwoorden-allemaal gebruikt, ontmaskeren ze zichzelf en laten ze weten dat ze bekend zijn met de inhoud van de vorige e-mail. Probeer dat eens uit te leggen aan de collega waarmee je samenspande tegen de waterkoeler.

Gelukkig is het aantal mensen dat kwaadwillig de BCC-functie gebruikt klein, wat ons leidt tot degenen die het grootste deel van het misbruik uitmaken: de onwetende.

Friends Do not Carbon Copy Friends

Als de meerderheid van de mensen de BCC-functie niet kwaadwillig gebruikt als onderdeel van een psychologische oorlogsvoeringcampagne tegen hun collega's, waar blijft dat dan bij? Het laat ons achter met

miljoenen van mensen die onbewust nalaten om zelfs de BCC-functie te gebruiken in de eerste plaats. Afbeelding met dank aan de Denver Public Library, Western History Collection.

Waarom is de BCC-functie zo belangrijk? Hiermee kunt u een e-mail sturen naar iemand zonder die persoon die alle anderen ziet die de e-mail ontvangen, waardoor hun privégegevens effectief worden beveiligd. Hier is een voorbeeld van een e-mail doorsturen, geruimd uit onze eigen e-mailarchieven:

Elke blauwe vervaging in de privacy gefilterde afbeelding hierboven is een e-mailadres. Niet alleen waren er meer dan 40 e-mailadressen in de lijst van forward-ontvangers waarin we waren opgenomen, maar er zijn twee sets overgebleven forward-blokken in de doorgestuurde e-mail (zie hierboven) die respectievelijk 13 en 8 e-mailadressen bevatten. Dit betekent dat er meer dan 60 e-mailadressen in de volledige tekst van de e-mail staan.

Nu vraagt ​​u zich misschien af: "Wat dan? Wat doet het ertoe? "Het is om verschillende redenen van belang. Eerst en vooral is er de eenvoudige kwestie van privacy en respectvol omgaan met de privacy van de mensen op uw lijst met contactpersonen (vrienden, familie of zakenrelaties). Het is vanzelfsprekend dat de mensen die naar voren schieten en massale e-mails met tientallen vrienden en kennissen nemen geen tijd nemen om persoonlijk contact op te nemen met elk van die tientallen ontvangers en vragen of ze hun contactgegevens willen delen met alle anderen op de lijst met geadresseerden. Het is ronduit respectloos om contactgegevens te delen zonder de toestemming van het individu in kwestie.

GERELATEERD:

Hoe Bcc (Blind Carbon Copy) te gebruiken in Outlook 2010 Hoe respectvoller en lastiger hoe diverser het wordt een massa mensen die je e-mail bent. Als u tien mensen een e-mail stuurt in een kleine openbare organisatie die elkaar al kent, kan het probleem misschien tegenvallen. Als je een leraar bent en tientallen (zo niet honderden) studenten e-mailt met wat aanvullend materiaal, deel je ineens de persoonlijke contactgegevens van veel mensen met veel andere mensen met wie ze mogelijk niet willen delen Nog erger, als iemand per ongeluk "Allen beantwoorden" aanraakt op een van de e-mails die u verstuurt met volledig geladen TO- en CC-sleuven,

ontvangt elke persoon op de oorspronkelijke ontvangerslijst het antwoord.

best, dat is relatief ongevaarlijk maar verspilt zeker de tijd van iedereen als ze de e-mail openen om te zien wat er nieuw is in de discussie. In het slechtste geval, zoals vele malen in bedrijven over de hele wereld is gebeurd, kan de e-mail een eigen leven gaan leiden doordat honderden medewerkers de e-mail beantwoorden, ruzie maken en op andere manieren gebruiken. Zo'n reactie - alle kettingreacties kunnen duizenden e-mails overspannen en kunnen zelfs vlammenoorlogen veroorzaken (er was een dergelijke vlamoorlog bij Tandem Computers in de late 20e eeuw die jaar> duurde). Ten tweede, en van meer praktische zorg voor diegenen onder u die zich minder druk maken om goede e-mailetiquette en de privacy van uw vrienden beschermen, creëren dergelijke bulk e-mails onbedoeld kleine lijsten met e-mailadressen voor kwaadwillende software en spammers om te oogsten. Als uw e-mailadres eindigt met een enorme e-mailvoorstel verzonden rond de spreekwoordelijke wereld, kunt u er zeker van zijn dat u ergens langs de lijn op een spamlijst terechtkomt. Erger nog, als een van de gebruikers die eindigt met uw doorgestuurde e-mail die in de ingewanden van hun inbox zit uiteindelijk wordt getroffen door malware die repliceert via contactlijsten en e-mailadressen in de inbox, zult u waarschijnlijk eindigen met een kwaadaardige e-mail zijn weg naar u vinden. BCC wijselijk gebruiken Als u in het laatste kamp bent, degenen die de BCC-functie negeren, vraagt ​​u zich waarschijnlijk af wat u kunt doen om de privacy- en beveiligingsfauna te vermijden hierboven beschreven. Maak je geen zorgen, als je eenmaal weet hoe vreselijk het is om de BCC-functie te negeren, wordt het snel duidelijk wat je moet doen om jezelf te wassen van je vorige slechte e-mailgedrag. Eerst en vooral, jij begin met jezelf af te vragen "Moet ik deze e-mail echt verzenden naar iedereen op mijn contactlijst? Dertig van hen? Elk van hen? "Het antwoord op die vragen voor de meeste e-mails is: Nee. Nee, u hoeft geen persoonlijke e-mail uit te zenden of door te sturen naar iedereen in uw lijst met contactpersonen.

Ten tweede, wanneer u

doet

merkt dat u een legitieme reden hebt om heel veel mensen tegelijk te e-mailen. Zoals, bijvoorbeeld, u schakelt over naar een nieuwe e-mailprovider of u wilt uw nieuwe postadres naar honderd van uw vrienden en familieleden sturen, het enige juiste wat u hoeft te doen is om hun adressen in de BCC-gleuf te plaatsen. Dit zorgt ervoor dat al het kwaad van massale TO / CC-e-mailing wordt geëlimineerd: de e-mailadressen van alle ontvangers worden privé gehouden, er is geen kans dat een spambot of stuk malware op de computer van een ontvanger de e-mail van een andere ontvanger verzamelt, en als een van hen je moet beantwoorden om een ​​vraag of zo te stellen, zullen ze hun vraag of opmerking niet aan elke andere persoon geven.

BCC verhoogt de privacy, verhoogt de beveiliging en verlaagt de inbox met je vrienden en medewerkers moeten er doorheen waden. Er is absoluut geen reden om het gebruik ervan te vermijden, het is net zo eenvoudig als het plaatsen van de adressen in een ander adresslot.

---